Soha nem volt még ilyen inspiráló időszak csatlakozni a Vistrához!

A Vistránál a növekedés és fejlődés áll működésünk középpontjában. Meggyőződésünk, hogy ügyfeleink képesek valódi hatást gyakorolni a világra, és olyan értéket teremteni, amely hozzájárul a globális fejlődéshez. Küldetésünk, hogy megszüntessük a nemzetközi üzleti működés komplexitásából eredő akadályokat, és támogassuk partnereinket ambiciózus céljaik megvalósításában.Hiszünk abban, hogy a fejlődés alapja az együttműködés és az aktív cselekvés. Ennek jegyében elkötelezetten építünk egy olyan szervezeti kultúrát, amely lehetőséget biztosít munkatársaink számára a kibontakozásra, a kezdeményezésre és a közös siker elérésére.

Jelenleg kivételes lehetőséget kínálunk, hogy Adminisztratív Asszisztens pozícióban csatlakozz csapatunkhoz, határozatlan idejű, részmunkaidős munkaviszony keretében. A budapesti munkavégzés helyszínén lehetőséged nyílik aktívan hozzájárulni Adminisztrációs Osztályunk működésének fejlesztéséhez és hosszú távú sikeréhez. 

Irodavezetői támogatás

• Az irodában minden adminisztratív feladat felügyelete és támogatása
• Irodai kellékek készletének nyilvántartása és szükség szerinti megrendelése
• Folyamat- és irodamenedzsment fejlesztési lehetőségek azonosítása, valamint új rendszerek tervezése és bevezetése
• A konyha takarítása naponta egyszer, illetve kérés esetén
• Az iroda zavartalan működésének biztosítása
• Az új dokumentumok archiválása negyedéves rendszerességgel
• Egyéb eseti (ad-hoc) vezetői kérések ellátása

Recepciós feladatok

• Telefonok fogadása, vendégek üdvözlése, tea/kávé felszolgálása stb.
• Futárküldemények kezelése, nyilvántartása és nyomon követéseA recepció rendben tartása, tárgyalók előkészítése látogatók számára
• Irodai beszerzési lista összeállítása (irodaszerek; Tesco rendelés kávéra, teára stb.)
• Az iroda teljes területének napi szintű felügyelete (pl. nyomtató és kávégép alap karbantartása stb.)

Bejövő és kimenő dokumentumok

• A beérkező dokumentumok szétválogatása: Vistra, Székhelyszolgáltatás igénybe vevő ügyfelek, könyvelés, bérszámfejtés
• Dokumentumok adminisztrációja: Excelben rögzítés, dátumbélyegzés, szkennelés, iktatás a megfelelő helyre, rendszerezés, továbbítás az érintett ügyfeleknek e-mailben, illetve kollégáknak (mivel a front office kollégák home office-ban dolgoznak)
• Minden kimenő dokumentum és ajánlott levél megfelelő helyre történő iktatása

Posta

• Beérkezett küldemények előkészítése postázásra
• Tértivevények letöltése és megfelelő helyre történő iktatása, kollégák tájékoztatása

Székhelyszolgáltatást igénybe vevő ügyfelek

• Az ügyfelek (jelenleg ~80 cég) bejövő és kimenő levelezésének zökkenőmentes kezelése
• Új ügyfelek számára meghatalmazások előkészítése, annak biztosítása, hogy átvehessük a beérkező leveleiket
• A beérkezett dokumentumok napi szintű továbbítása az ügyfelek részére
• Az ügyfelek kapcsolati listájának frissítése, címzettek bővítése ügyféligény esetén

Profil

• Nyugodt személyiség
• Jó kommunikációs készség
• Ügyfélorientált hozzáállás
• Jó szociális készségek
• Gyors gondolkodás és problémamegoldó képesség
• Gyors reakciókészség
• Logikus gondolkodás
• Pontosság
• Rugalmasság
• Elérhetőség
• Legalább 7/10 szintű angol nyelvtudás szóban és írásban
• Magabiztos MS Office ismeretek
• Legalább 2 év recepciós tapasztalat irodai környezetben
• Jogosítvány és aktív vezetési tapasztalat
• Részmunkaidős (50%-os) pozíció