Senior Payroll Implementation & Onboarding Manager

It’s never been a more exciting time to join Vistra.  

At Vistra our purpose is progress. We believe that our clients have the power to change the world and to do great things for global progress, and we exist to remove the friction that comes from the complexity of global business – to help our clients achieve progress without friction. 

But progress only happens when people come together and take action. And we’re absolutely committed to building a culture where our people can do just that.  

We have an exciting opportunity for you to join our team as Senior Payroll Implementation & Onboarding Manager. Reporting to the Manager, this full-time and permanent position is based in the Netherland (Amsterdam) and offers regional coverage, allowing you to make a significant impact to our HR & Payroll and its’ growth.

About the Role
Are you an experienced payroll professional with a passion for client implementations and international payroll transitions? We are looking for a Senior Payroll Implementation & Onboarding Manager who will be responsible for the onboarding and transition of international clients to Dutch payroll. In this role, you will be the primary point of contact for new clients and internal stakeholders, guiding them from client acceptance through the first three months post-Go-Live, after which a smooth handover to the operational team will take place. In addition to the implementation process, you will play a crucial role in optimizing payroll processes and further developing our software capabilities within NMBRS.
You will work closely with international relationship managers, the KYC team, and the payroll team. Furthermore, you will co-manage payroll software and collaborate with our Global Shared Service Centre in India.

Key Responsibilities

• Onboarding & transition: Guide international clients through the transition to Dutch payroll, including the migration from a previous payroll provider.

• Project management: Organize and lead kick-off meetings, create and manage project plans, and successfully implement payroll processes.

• Stakeholder management: Act as the primary point of contact for clients, internal teams, and international relationship managers (US, UK, Asia) throughout the implementation phase.

• Parallel runs & compliance: Set up and execute shadow calculations, verify output, and ensure compliance with Dutch labor and tax regulations.

• Documentation & reporting: Maintain detailed project documentation, status reports, and process descriptions.

• Payroll software optimization: Further develop NMBRS, standardize, and improve internal and external processes for an efficient payroll operation.

• Operational support: Take responsibility for complex and demanding payroll clients in monthly processing after implementation.

• Product ownershcip: Co-product owner of NMBRS and related software, closely collaborating with our Global Shared Service Centre.

Your Profile

• At least 5 years of experience in payroll implementations and payroll processing within NMBRS.

• Solid knowledge of Dutch labor and tax regulations related to payroll and social security.

• Experience in a client-facing role, preferably in onboarding or project management.

• Strong IT skills, with proven experience in optimizing payroll software and process automation.

• Excellent organizational and communication skills, with the ability to manage multiple implementation projects simultaneously.

• Minimum PDL diploma, preferably supplemented with VPS or currently studying towards it.

• Experience with MS Office and other relevant payroll tools.

• Affinity with business development and process improvement.

What We Offer

• A challenging and dynamic role within an international work environment.

• The opportunity to play a key role in developing and standardizing payroll processes.

• Collaboration with a diverse team of experts and international stakeholders.

• Competitive salary and secondary benefits.

• Room for professional growth and development.

Are you ready to play a key role in the onboarding and implementation of international payroll clients? Apply today and become part of our team!

[DUTCH]

Over de rol
Ben jij een ervaren payroll professional met een passie voor klantimplementaties en internationale payrolltransities? Wij zoeken een Senior Payroll Implementation & Onboarding Manager die verantwoordelijk is voor de onboarding en transitie van internationale klanten naar de Nederlandse payroll. In deze rol ben jij het eerste aanspreekpunt voor nieuwe klanten en interne stakeholders. Je begeleidt hen vanaf klantacceptatie tot en met de eerste drie maanden na de Go-Live, waarna een warme overdracht plaatsvindt naar het operationele team. Naast het implementatieproces speel je een cruciale rol in het optimaliseren van payrollprocessen en het doorontwikkelen van onze softwaremogelijkheden binnen NMBRS.
Je werkt nauw samen met internationale relatiemanagers, het KYC-team en het payroll team. Daarnaast ben je medeverantwoordelijk voor het beheer en de ontwikkeling van de payrollsoftware en werk je samen met ons Global Shared Service Centre in India.

Kernverantwoordelijkheden

• Onboarding & transitie: Begeleiden van internationale klanten bij de overstap naar de Nederlandse payroll, inclusief de transitie van een vorige payroll provider.

• Projectmanagement: Organiseren en leiden van kick-off meetings, opstellen en beheren van projectplannen en het succesvol implementeren van payrollprocessen.

• Stakeholdermanagement: Eerste aanspreekpunt voor klanten, interne teams en internationale relatiemanagers (US, UK, Azië) gedurende de implementatiefase.

• Parallel runs & compliance: Opzetten en uitvoeren van schaduwberekeningen, controleren van output en waarborgen van naleving van Nederlandse wet- en regelgeving.

• Documentatie & rapportage: Onderhouden van gedetailleerde projectdocumentatie, statusrapporten en procesbeschrijvingen.

• Optimalisatie payroll software: Doorontwikkelen van NMBRS, standaardiseren en verbeteren van interne en externe processen voor een efficiënte payrolloperatie.

• Operationele ondersteuning: Na de implementatie verantwoordelijkheid dragen voor complexere en veeleisende payrollklanten in de maandelijkse verwerking.

• Product ownership: Mede-productowner van NMBRS en aanverwante software, in nauwe samenwerking met ons Global Shared Service Centre.

Jouw profiel

• Minimaal 5 jaar ervaring met payrollimplementaties en het verwerken van salarisadministraties in NMBRS.

• Gedegen kennis van de Nederlandse wet- en regelgeving rondom payroll en sociale zekerheid.

• Ervaring in een klantgerichte rol, bij voorkeur in onboarding of projectmanagement.

• Sterke IT-vaardigheden, met aantoonbare ervaring in het optimaliseren van payrollsoftware en procesautomatisering.

• Uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden, met het vermogen meerdere implementatietrajecten tegelijkertijd te beheren.

• Minimaal een PDL-diploma, bij voorkeur aangevuld met VPS of studerend hiervoor.

• Ervaring met MS Office en andere relevante payrolltools.

• Affiniteit met business development en procesverbetering.

Wat bieden wij?

• Een uitdagende en dynamische functie binnen een internationaal werkveld.

• Mogelijkheid om een sleutelrol te spelen in de ontwikkeling en standaardisatie van payrollprocessen.

• Samenwerking met een divers team van experts en internationale stakeholders.

• Competitief salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden.

• Ruimte voor professionele groei en ontwikkeling.

Ben jij klaar om een sleutelrol te vervullen in de onboarding en implementatie van internationale payrollklanten? Solliciteer vandaag nog en word onderdeel van ons team!